Einwurf-Einschreiben beweist den Zugang nicht – wie Arbeitgeber Kündigungen jetzt zustellen

Für Arbeitgeber hat sich eine vertraute Selbstverständlichkeit erledigt: Das Einwurf-Einschreiben taugt nicht mehr als verlässlicher Nachweis dafür, dass ein wichtiges Schreiben den Empfänger erreicht hat. Mit Urteil vom 7. Mai 2026 hat das Bundesarbeitsgericht ein entsprechendes Urteil des LAG Hamburg bestätigt und die Revision des Arbeitgebers zurückgewiesen (BAG, 2 AZR 184/25; Vorinstanz LAG Hamburg, 4 SLa 26/24). Wer rechtssicher zustellen will – erst recht bei Kündigungen –, muss seine Prozesse umstellen.

Der Fall: eine bEM-Einladung, deren Zugang nicht zu beweisen war

Bemerkenswert ist, dass es im Ausgangsfall gar nicht um die Zustellung der Kündigung selbst ging, sondern um eine Einladung zum betrieblichen Eingliederungsmanagement (bEM, § 167 Abs. 2 SGB IX). Der Arbeitgeber – ein Unternehmen der Abfallwirtschaft – wollte einem langjährig beschäftigten Mitarbeiter krankheitsbedingt kündigen und hatte ihn zuvor per Einwurf-Einschreiben zum bEM eingeladen. Der Arbeitnehmer bestritt, diese Einladung erhalten zu haben. Zum Nachweis legte der Arbeitgeber den Einlieferungsbeleg und die Reproduktion des Auslieferungsbelegs der Deutschen Post vor.

Das genügte den Gerichten nicht. Weil der Arbeitgeber den Zugang der bEM-Einladung nicht beweisen konnte, blieb er dafür beweisfällig, ein milderes Mittel als die Kündigung angeboten zu haben – und die krankheitsbedingte Kündigung war damit unverhältnismäßig und unwirksam. Arbeitsgericht, LAG Hamburg und nun das BAG sahen das übereinstimmend so.

Die Entscheidung: kein Anscheinsbeweis für den Zugang

Im Kern steht eine beweisrechtliche Frage: Begründet die Reproduktion des Auslieferungsbelegs einen Beweis des ersten Anscheins für den Zugang (§ 130 BGB)? Das LAG Hamburg verneinte das – jedenfalls für das heute übliche, gescannte Zustellverfahren der Deutschen Post. Seine Begründung, die das BAG im Ergebnis und in den inzwischen vorliegenden Gründen bestätigt hat, lässt sich so zusammenfassen:

• Der Zustellvorgang ist nicht typisch genug für einen Anscheinsbeweis. Ob korrekt zugestellt wird, hängt von der Sorgfalt des Zustellers und den Umständen vor Ort ab.
• Anders als beim früheren „Peel-off“-Verfahren lässt sich der Strichcode auch scannen, während der Zusteller weitere Sendungen in der Hand hält – und die Bestätigung erfolgt am Scanner, bevor der Brief im Kasten liegt. Das erhöht die Gefahr eines Fehleinwurfs.
• Der Beleg dokumentiert weder die genaue Empfängeradresse noch die Uhrzeit. Er weist zudem zwei Varianten aus – Übergabe an einen Empfangsberechtigten oder Einlegen in die Empfangsvorrichtung – ohne festzulegen, welche zutraf.
• Der Empfänger hätte deshalb praktisch keine Möglichkeit, den Anschein zu erschüttern.

Wegen der grundsätzlichen Bedeutung hatte das LAG die Revision zugelassen; das BAG hat sie zurückgewiesen. Damit steht das Ergebnis höchstrichterlich fest.

Jetzt liegen die Urteilsgründe vor – und sie sind ungewöhnlich deutlich

Inzwischen hat das BAG die schriftlichen Entscheidungsgründe veröffentlicht. Sie bestätigen die Linie der Vorinstanz nicht nur im Ergebnis, sondern schärfen sie beweisrechtlich zu. Den Kern bildet der Ablauf des heutigen Scan-Verfahrens: Der Zusteller unterschreibt die vorgegebene Bestätigung – „dem Empfangsberechtigten übergeben bzw. das Einschreiben Einwurf in die Empfangsvorrichtung des Empfängers eingelegt“ – und beendet den Vorgang am Scanner bereits, bevor er die Sendung tatsächlich in den Briefkasten einlegt.

Damit dokumentiert der Auslieferungsbeleg einen Zugang, der im Moment der Unterschrift noch gar nicht stattgefunden hat. Das BAG formuliert das ungewöhnlich klar: „Der Auslieferungsbeleg ist – zumindest für einige Augenblicke – objektiv unwahr.“

Weil die Bestätigung nach den Regeln des Verfahrens also schon zu einem Zeitpunkt erzeugt wird, in dem die Zustellung noch nicht durchgeführt ist, fehlt der entscheidende Anknüpfungspunkt für einen Anscheinsbeweis: die wahrheitsgemäße Bestätigung einer bereits erfolgten Zustellung. Aus dem Beleg lässt sich nach dem BAG allenfalls ableiten, dass der Zusteller sich vor dem richtigen Briefkasten befand und die Sendung bis dorthin nicht verloren ging – nicht aber, dass sie am Ende auch tatsächlich eingeworfen wurde.

Beweisrechtlich rückt das gescannte Verfahren damit auf eine Stufe mit dem einfachen Einwurf-Einschreiben, bei dem nur Einlieferungsbeleg und Sendungsverfolgung vorgelegt werden – und für das das BAG einen Anscheinsbeweis bereits verneint hatte (BAG, 30.01.2025 – 2 AZR 68/24). Der praktische Befund bleibt derselbe: Auf den Auslieferungsbeleg eines Einwurf-Einschreibens kann sich ein Arbeitgeber im Streit um den Zugang nicht verlassen. Nicht das Einschreiben, sondern die dokumentierte Botenzustellung ist der beweissichere Weg.

Was Arbeitgeber jetzt tun müssen: rechtssichere Zustellung

Die praktische Konsequenz ist eindeutig: Bei rechtlich wichtigen Erklärungen darf man sich nicht mehr auf das Einwurf-Einschreiben verlassen. Das betrifft nicht nur Kündigungen, sondern jedes Schreiben, dessen Zugang im Streitfall bewiesen werden muss – Abmahnungen, Fristsetzungen, auch bEM-Einladungen. Gerade bei fristgebundenen Erklärungen, etwa der Zwei-Wochen-Frist des § 626 Abs. 2 BGB, kann ein nicht beweisbarer Zugang die gesamte Maßnahme zu Fall bringen.

Auch das Übergabe-Einschreiben hilft nur bedingt: Wird der Empfänger nicht angetroffen und holt er die Sendung nicht ab, fehlt es am Zugang. Der sichere Weg ist die Zustellung durch einen Boten – auf deren Ausgestaltung es ankommt:

• Geeigneter Bote: ein Kurierdienst oder ein zuverlässiger Mitarbeiter – aber kein Organ des Unternehmens (Geschäftsführer, Vorstand). Organe sind Parteivertreter und können im Prozess nicht als Zeugen aussagen.
• Inhalt kennen: Der Bote sollte gesehen haben, welches Schreiben in den Umschlag gelangt, damit er später nicht nur den Einwurf, sondern auch den Inhalt bezeugen kann.
• Zustellprotokoll: Datum und Uhrzeit des Einwurfs, Art des Briefkastens (Einzelkasten, Briefkastenanlage, Briefschlitz) und der dort angebrachte Name – idealerweise mit Fotos belegt.
• Zeuge verfügbar halten: Der Bote muss im Streitfall als Zeuge vernommen werden können.

Dieser Weg ist aufwändiger und teurer als ein Einschreiben – aber er führt zu einer beweissicheren Zustellung. Für zeitkritische oder risikoreiche Erklärungen ist er nach der neuen BAG-Rechtsprechung der Standard.

Als Kanzlei für die Beratung von Arbeitgebern bei Kündigungen richten wir Ihre Zustellprozesse so aus, dass sie im Prozess tragen, und gestalten rechtssichere Kündigungen von der Vorbereitung bis zur beweisfesten Zustellung. Wie entscheidend die Beweisführung im Kündigungsprozess ist, zeigt auch unser Beitrag zur fristlosen Kündigung wegen Datenlöschung. Sprechen Sie uns an.