Inhalt dieses Beitrags
Die Abmahnung ist das schärfste Warnsignal vor der verhaltensbedingten Kündigung – und zugleich ihre häufigste Sollbruchstelle. Wer als Arbeitgeber eine Pflichtverletzung nur ungenau rügt, die Warnung vergisst oder mehrere Vorwürfe in einem Schreiben bündelt, hält am Ende eine Abmahnung in der Hand, die der Arbeitnehmer aus der Personalakte klagen kann – und die eine spätere Kündigung nicht mehr trägt. Dieser Beitrag zeigt, was eine rechtssichere Abmahnung enthalten muss, wer sie erteilen darf und wann sie angreifbar wird.
Was ist eine Abmahnung?
Eine Abmahnung ist die formelle Beanstandung eines konkreten Fehlverhaltens verbunden mit der Warnung vor arbeitsrechtlichen Konsequenzen. Sie erfüllt drei Funktionen. Mit der Hinweis- oder Rügefunktion hält der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein bestimmtes Verhalten als Vertragsverstoß vor. Mit der Warn- oder Ankündigungsfunktion macht er unmissverständlich klar, dass er im Wiederholungsfall den Bestand des Arbeitsverhältnisses infrage stellt. Mit der Dokumentationsfunktion hält die Abmahnung den Vorfall aktenkundig fest, sodass er sich in einem späteren Kündigungsschutzprozess belegen lässt. Fehlt vor allem die Warnfunktion, liegt keine wirksame Abmahnung vor, sondern nur eine unverbindliche Ermahnung oder ein bloßer Hinweis.
Wie muss eine Abmahnung aufgebaut sein?
Eine wirksame Abmahnung folgt einem festen Aufbau, den Arbeitgeber Schritt für Schritt abarbeiten sollten. Je genauer der Vorwurf, desto tragfähiger die Abmahnung. Vier Bestandteile müssen enthalten sein:
- (1) Genaue Bezeichnung des Fehlverhaltens. Das beanstandete Verhalten nach Datum, Ort und konkretem Vorgang so schildern, dass es sich von anderen Vorfällen eindeutig unterscheiden lässt (Dokumentationsfunktion). Pauschale Vorhaltungen wie „Sie arbeiten unzuverlässig" genügen nicht.
- (2) Hinweis auf die verletzte Pflicht. Klarstellen, gegen welche arbeitsvertragliche Pflicht der Vorgang verstößt, damit der Arbeitnehmer erkennt, was ihm vorgeworfen wird (Rügefunktion).
- (3) Aufforderung zu vertragsgemäßem Verhalten. Unmissverständlich verlangen, das beanstandete Verhalten künftig zu unterlassen.
- (4) Androhung konkreter Konsequenzen. Für den Wiederholungsfall deutlich die Kündigung androhen. Diese Warnung ist das Herzstück; ohne sie bleibt die Beanstandung folgenlos (Warnfunktion).
Muss eine Abmahnung schriftlich sein, und wer darf sie erteilen?
Schriftform ist nicht vorgeschrieben, aus Beweisgründen aber dringend zu empfehlen. Eine Abmahnung kann auch mündlich wirksam sein. Im Streit muss der Arbeitgeber jedoch beweisen, dass und mit welchem Inhalt er abgemahnt hat – und diesen Beweis führt nur ein schriftliches, nachweislich zugegangenes Schreiben zuverlässig. Erteilen darf die Abmahnung jeder Vorgesetzte, der dem Arbeitnehmer gegenüber weisungsbefugt ist; anders als bei der Kündigung muss die Person nicht zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses berechtigt sein.
Muss der Betriebsrat vor einer Abmahnung angehört werden?
Nein. Die Beteiligung des Betriebsrats nach § 102 BetrVG betrifft nur die Kündigung, nicht die Abmahnung. Der Arbeitgeber kann eine Abmahnung ohne Anhörung des Betriebsrats aussprechen. Der Arbeitnehmer hat allerdings das Recht, eine Gegendarstellung zur Personalakte zu nehmen (§ 83 Abs. 2 BetrVG).
Gibt es eine Frist für die Abmahnung?
Eine feste Ausschlussfrist wie bei der fristlosen Kündigung gibt es nicht. Die Zwei-Wochen-Frist des § 626 Abs. 2 BGB gilt für die Abmahnung nicht; ein Fehlverhalten kann grundsätzlich auch noch einige Zeit später gerügt werden. Zu langes Zuwarten ist dennoch riskant: Das Abmahnungsrecht kann verwirken, und vor allem verblasst die Warnwirkung. Wer zeitnah abmahnt, sichert die Warnfunktion für eine mögliche spätere Kündigung.
Wie viele Abmahnungen sind vor einer Kündigung nötig?
Eine feste Zahl gibt es nicht – entscheidend ist die einschlägige Warnung, nicht die Menge. Häufig genügt eine einzige einschlägige Abmahnung, um die Warnfunktion für eine spätere verhaltensbedingte Kündigung zu erfüllen. Einschlägig bedeutet, dass das abgemahnte und das zur Kündigung führende Verhalten aus demselben Pflichtenkreis stammen: Wer wegen Unpünktlichkeit abgemahnt wurde, ist damit nicht zugleich vor einer Schlechtleistung gewarnt. Bei weniger gewichtigen Pflichtverletzungen können mehrere Abmahnungen nötig sein. Wer denselben Verstoß über lange Zeit nur abmahnt, ohne je Konsequenzen zu ziehen, entwertet die Warnung. Wann statt der Abmahnung sofort gekündigt werden darf, grenzt unser Beitrag zu Tat- und Verdachtskündigung ab.
Wann kann der Arbeitnehmer die Entfernung der Abmahnung verlangen?
Immer dann, wenn die Abmahnung unrichtig, unbestimmt oder unverhältnismäßig ist. Der Anspruch auf Entfernung aus der Personalakte folgt aus §§ 242, 1004 Abs. 1 Satz 1 BGB analog. Angreifbar ist die Abmahnung insbesondere, wenn sie den Vorwurf unzutreffend schildert, das Verhalten nur pauschal beschreibt oder eine in Wahrheit zulässige Handlung rügt. Ein praktischer Klassiker ist die Sammelabmahnung: Werden in einem Schreiben mehrere Vorwürfe zusammengefasst und erweist sich auch nur einer davon als haltlos, kann der Arbeitnehmer die Entfernung der gesamten Abmahnung verlangen. Heikel ist zudem die Grenze zwischen zulässiger Meinungsäußerung und Schmähkritik – wie eng sie verläuft, zeigt unsere Besprechung einer Entscheidung des LAG Berlin-Brandenburg.
Verliert eine Abmahnung durch Zeitablauf ihre Wirkung?
Allein durch Zeitablauf entsteht grundsätzlich kein Entfernungsanspruch – wohl aber kann die Warnfunktion verblassen. Eine zu Recht erteilte Abmahnung muss nicht nach einer festen Frist automatisch aus der Personalakte entfernt werden. Mit zunehmendem zeitlichen Abstand und beanstandungsfreiem Verlauf kann sie jedoch ihre Bedeutung für eine Kündigung verlieren: Eine viele Jahre zurückliegende, seither folgenlose Abmahnung trägt eine spätere Kündigung regelmäßig nicht mehr. Für Arbeitgeber heißt das, die Warnwirkung nicht verstreichen zu lassen, sondern bei erneutem Fehlverhalten zügig zu handeln.
Konsequenzen für Arbeitgeber
Wer eine Abmahnung erteilt, sollte die folgenden Punkte beachten, damit sie einer Entfernungsklage standhält und die spätere Kündigung stützt:
- Konkret bleiben. Datum, Ort und Vorgang genau benennen; pauschale Vorwürfe sind angreifbar.
- Warnung nicht vergessen. Ohne deutliche Androhung der Kündigung im Wiederholungsfall fehlt der Abmahnung die Warnfunktion.
- Ein Vorwurf pro Abmahnung. Getrennte Schreiben statt Sammelabmahnung, damit nicht ein haltloser Punkt die gesamte Abmahnung zu Fall bringt.
- Schriftlich und beweisbar. Zugang dokumentieren; im Prozess trägt der Arbeitgeber die Darlegungs- und Beweislast.
- Einschlägig und zeitnah. Nur eine gleichartige Vorwarnung trägt die spätere Kündigung; alte Abmahnungen verlieren ihre Kraft.
Als Anwalt für Arbeitsrecht in Köln formulieren wir Abmahnungen so, dass sie einer Entfernungsklage standhalten, und bereiten die verhaltensbedingte Kündigung darauf auf – bis zur Vertretung vor dem Arbeitsgericht. Sprechen Sie uns an.
