Inhalt dieses Beitrags
Neben dem Mitarbeiterinterview ist die Auswertung elektronischer Daten – das sogenannte E-Mail-Screening – die zweite tragende Säule einer internen Untersuchung. Gerade hier entscheidet sich, ob die Ergebnisse später verwertbar sind.
Was ist E-Mail-Screening?
E-Mail-Screening ist das planmäßige Durchsuchen elektronischer Nachrichten nach vorab festgelegten Suchbegriffen (Search-Terms). In der Praxis werden die für einen Zeitraum relevanten Mails – oft mehrere Hunderttausend – in einem Datenraum nach Schlüsselbegriffen gefiltert, dedupliziert, nach Relevanz kategorisiert und schließlich inhaltlich auf Hinweise auf Verstöße ausgewertet.
Darf der Arbeitgeber die E-Mails auswerten?
Das hängt entscheidend davon ab, ob die private Nutzung des dienstlichen Postfachs erlaubt war. Bei rein dienstlicher Nutzung ist der Zugriff unter Wahrung des Datenschutzes und der Verhältnismäßigkeit grundsätzlich eher möglich. War die Privatnutzung dagegen gestattet, gelten deutlich strengere Anforderungen. Diese Unterscheidung ist die wichtigste Weichenstellung – und sie lässt sich durch klare Vorgaben im Vorfeld steuern.
Was droht bei Fehlern?
Eine unrechtmäßige Datenverarbeitung kann ein Beweisverwertungsverbot auslösen. Dann ist das Ergebnis im Kündigungsschutz- oder Schadensersatzprozess nicht nutzbar – und es drohen zusätzliche datenschutzrechtliche Risiken. Der gesamte Aufwand der Untersuchung kann so entwertet werden. Deshalb gehört die datenschutzrechtliche Bewertung an den Anfang, nicht ans Ende der Auswertung. Vertiefend zum Rahmen: unsere Leistungsseite Datenschutz im Arbeitsverhältnis.
Wie wir Arbeitgeber unterstützen
Wir prüfen vor dem Zugriff, welche Auswertung zulässig ist, gestalten die nötigen Grundlagen (Richtlinie, Betriebsvereinbarung) und stellen sicher, dass die Ergebnisse verwertbar bleiben. Wie das in den Gesamtprozess passt, zeigt unsere Leistungsseite Interne Untersuchungen. Eng damit verknüpft ist die rechtzeitige Einbindung des Betriebsrats. Sprechen Sie uns an.
