Wann verfällt Resturlaub am Jahresende?

Resturlaub verfällt am Jahresende nicht mehr von selbst. Der Verfall nach § 7 Abs. 3 BUrlG setzt voraus, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zuvor aufgefordert hat, seinen Urlaub zu nehmen, und ihn klar und rechtzeitig auf den drohenden Verfall hingewiesen hat (BAG, Urteil vom 19. Februar 2019 – 9 AZR 541/15, im Anschluss an EuGH, Urteil vom 6. November 2018 – C-684/16). Unterbleibt das, verfällt der Urlaub nicht, und die Verjährung beginnt nicht zu laufen (BAG, Urteil vom 20. Dezember 2022 – 9 AZR 266/20).

Was regelt § 7 Abs. 3 BUrlG zur Übertragung?

Der Urlaub ist an das Kalenderjahr gebunden. Nach § 7 Abs. 3 Satz 1 BUrlG muss der Urlaub im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung auf das nächste Kalenderjahr ist nach Satz 2 nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen. Ist der Urlaub übertragen, muss er nach Satz 3 in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahres gewährt und genommen werden.

Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt nach § 3 Abs. 1 BUrlG 24 Werktage. Von den Bestimmungen des Bundesurlaubsgesetzes darf nach § 13 Abs. 1 BUrlG nicht zuungunsten des Arbeitnehmers abgewichen werden. Wann ein Urlaubsantrag überhaupt abgelehnt werden darf, behandelt der Grundlagenartikel Urlaub ablehnen als Arbeitgeber.

Warum verfällt Urlaub ohne Hinweis des Arbeitgebers nicht?

Weil das Unionsrecht einen automatischen Verfall verbietet. Der Europäische Gerichtshof hat am 6. November 2018 in zwei Verfahren entschieden, dass Art. 7 der Richtlinie 2003/88/EG und Art. 31 Abs. 2 der Charta der Grundrechte einem Verlust des Urlaubsanspruchs allein deshalb entgegenstehen, weil der Arbeitnehmer keinen Urlaub beantragt hat (C-684/16 – Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften, und C-619/16 – Kreuziger). Der Arbeitgeber trägt die Beweislast dafür, dass er den Arbeitnehmer förmlich aufgefordert und klar über den Verfall belehrt hat.

Das Bundesarbeitsgericht hat diese Vorgaben mit Urteil vom 19. Februar 2019 (9 AZR 541/15) in das deutsche Recht überführt und § 7 Abs. 1 Satz 1 BUrlG richtlinienkonform ausgelegt. Der Arbeitgeber muss danach konkret und in völliger Transparenz dafür sorgen, dass der Arbeitnehmer tatsächlich in der Lage ist, seinen bezahlten Jahresurlaub zu nehmen.

Wie muss die Aufforderung des Arbeitgebers aussehen?

Sie besteht aus zwei Bestandteilen. Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer erstens auffordern, seinen Urlaub zu nehmen, und ihm zweitens klar und rechtzeitig mitteilen, dass der Urlaub verfällt, wenn er ihn nicht nimmt (BAG, Urteil vom 19. Februar 2019 – 9 AZR 541/15). Beide Elemente müssen zusammenkommen. Die Darlegungs- und Beweislast für die Erfüllung dieser Obliegenheit liegt beim Arbeitgeber.

Diese Verteilung der Beweislast ist der entscheidende Punkt für die betriebliche Praxis. Kann der Arbeitgeber die Aufforderung und den Hinweis im Streitfall nicht belegen, bleibt es dabei, dass der Urlaub nicht verfallen ist. Wie sich eine solche Auseinandersetzung im Verfahren entwickelt, zeigt der Beitrag zur Prozessstrategie des Arbeitgebers.

Verjährt Urlaub, den der Arbeitgeber nie angesprochen hat?

Nein, solange die Obliegenheit nicht erfüllt ist. Der Europäische Gerichtshof hat am 22. September 2022 (C-120/21) entschieden, dass sich der Arbeitgeber auf eine nationale Verjährungsfrist nur berufen kann, wenn er den Arbeitnehmer zuvor tatsächlich in die Lage versetzt hat, den Urlaub zu nehmen.

Das Bundesarbeitsgericht hat dies am 20. Dezember 2022 (9 AZR 266/20) umgesetzt. Der Urlaubsanspruch unterliegt danach der Verjährung, die Frist beginnt aber nicht zwangsläufig mit dem Schluss des Jahres, in dem der Urlaubsanspruch entstanden ist. Zusätzlich ist erforderlich, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer in die Lage versetzt hat, seinen Urlaubsanspruch tatsächlich wahrzunehmen. Für den Anspruch auf Urlaubsabgeltung nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses gilt insoweit etwas anderes.

Wann verfällt der Urlaub langzeiterkrankter Beschäftigter?

Nach 15 Monaten, aber nicht in jeder Konstellation. Der Europäische Gerichtshof hat am 22. November 2011 (C-214/10 – KHS) entschieden, dass ein Übertragungszeitraum von 15 Monaten unionsrechtlich zulässig ist, nach dessen Ablauf der Anspruch auf bezahlten Urlaub erlischt. Das Bundesarbeitsgericht hat § 7 Abs. 3 Satz 3 BUrlG mit Urteil vom 7. August 2012 (9 AZR 353/10) entsprechend ausgelegt.

Seit 2022 ist diese Frist zweigeteilt. Der Europäische Gerichtshof hat am 22. September 2022 (C-518/20 und C-727/20 – Fraport und St. Vincenz-Krankenhaus) entschieden, dass Urlaub aus einem Bezugszeitraum, in dessen Verlauf der Arbeitnehmer tatsächlich gearbeitet hat, bevor er voll erwerbsgemindert oder arbeitsunfähig wurde, nicht erlöschen kann, wenn der Arbeitgeber ihn nicht rechtzeitig in die Lage versetzt hat, diesen Anspruch auszuüben.

Das Bundesarbeitsgericht hat daraus am 20. Dezember 2022 zwei Fallgruppen gebildet. Hat der Arbeitnehmer im Bezugszeitraum tatsächlich gearbeitet, bevor die Arbeitsunfähigkeit eintrat, erlischt der Urlaub nach 15 Monaten grundsätzlich nur, wenn der Arbeitgeber ihn durch Erfüllung seiner Mitwirkungsobliegenheiten rechtzeitig in die Lage versetzt hat, den Anspruch auszuüben (9 AZR 401/19). War der Arbeitnehmer dagegen seit Beginn des Urlaubsjahres durchgehend bis zum 31. März des zweiten auf das Urlaubsjahr folgenden Kalenderjahres arbeitsunfähig oder voll erwerbsgemindert, verfällt der Urlaubsanspruch weiterhin nach Ablauf der 15-Monats-Frist, unabhängig davon, ob der Arbeitgeber seinen Mitwirkungsobliegenheiten nachgekommen ist (9 AZR 245/19). In diesem Fall sind nach den Gründen der Entscheidung nicht Handlungen oder Unterlassungen des Arbeitgebers, sondern allein die Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers für den Verfall des Urlaubs kausal. Die weiteren Fragen zum Zusammenspiel von Urlaub und Erkrankung behandelt der Beitrag Urlaub und Arbeitsunfähigkeit.

Was bedeutet das für die Urlaubsverwaltung?

Aus den genannten Entscheidungen ergeben sich für Arbeitgeber vier feste Punkte.

• Ohne Aufforderung und Hinweis kein Verfall. Der Verfall zum 31. Dezember und zum 31. März nach § 7 Abs. 3 BUrlG tritt nur ein, wenn beide Elemente erfüllt sind (BAG 9 AZR 541/15).
• Die Beweislast liegt beim Arbeitgeber. Sie folgt unmittelbar aus der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (C-684/16).
• Nicht erfüllte Obliegenheit sperrt auch die Verjährung. Die dreijährige Frist beginnt erst, wenn der Arbeitnehmer in die Lage versetzt wurde, den Urlaub zu nehmen (BAG 9 AZR 266/20).
• Bei Erkrankung entscheidet der Zeitpunkt. Wer im Urlaubsjahr noch gearbeitet hat, verliert seinen Urlaub nach 15 Monaten nur bei erfüllter Obliegenheit (BAG 9 AZR 401/19). Bei durchgehender Arbeitsunfähigkeit ab Jahresbeginn verfällt er ohnehin (BAG 9 AZR 245/19).

Wer im laufenden Arbeitsverhältnis über offene Urlaubsansprüche verhandelt, sollte zusätzlich die Grenzen des § 13 Abs. 1 Satz 3 BUrlG im Blick behalten. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 3. Juni 2025 (9 AZR 104/24) entschieden, dass ein Arbeitnehmer im bestehenden Arbeitsverhältnis auch durch gerichtlichen Vergleich nicht auf seinen gesetzlichen Mindesturlaub verzichten kann. Die Besprechung dieser Entscheidung findet sich unter Kein Urlaubsverzicht durch Prozessvergleich.

Häufige Fragen zum Urlaubsverfall

Als Anwalt für Arbeitsrecht in Köln beraten wir Arbeitgeber und Personalabteilungen zum Umgang mit offenen Urlaubsansprüchen, zur Ausgestaltung der Aufforderungs- und Hinweisobliegenheit und zur Behandlung von Altansprüchen langzeiterkrankter Beschäftigter. Als Kanzlei für Arbeitsrecht begleiten wir dabei auch die Beendigung von Arbeitsverhältnissen und die arbeitsrechtliche Prozessführung, wenn über Resturlaub gestritten wird.

Sie wollen wissen, ob die Urlaubsansprüche in Ihrem Betrieb tatsächlich verfallen sind? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf – die Erstberatung ist für Sie kostenfrei.