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Seit dem 1. Januar 2025 dürfen Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen in Textform übermitteln – das Nachweisgesetz erzwingt kein Papier mehr. Für Befristung, Kündigung und nachvertragliches Wettbewerbsverbot bleibt die eigenhändige Unterschrift aber weiterhin Pflicht. Wer diese Grenze übersieht, hält eine unwirksame Vereinbarung in der Hand. Dieser Beitrag ordnet ein, was beim digitalen Arbeitsvertrag zulässig ist und wo die Schriftform bleibt.
Darf man einen Arbeitsvertrag digital abschließen?
Grundsätzlich ja. Der Arbeitsvertrag als solcher ist formfrei. Er kann elektronisch, schriftlich oder sogar mündlich geschlossen werden. Der praktische Zwang zum Papier kam nicht aus dem Vertragsrecht, sondern aus dem Nachweisgesetz: Dieses verpflichtet den Arbeitgeber, dem Arbeitnehmer die wesentlichen Vertragsbedingungen niederzulegen und auszuhändigen. Weil das lange nur schriftlich zulässig war, wurde faktisch jeder Arbeitsvertrag auf Papier unterschrieben. Genau hier hat der Gesetzgeber 2025 angesetzt.
Was hat sich 2025 durch das Nachweisgesetz geändert?
Der Nachweis darf jetzt in Textform erfolgen. Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz erlaubt § 2 NachwG seit dem 1. Januar 2025, die wesentlichen Vertragsbedingungen in Textform (§ 126b BGB) abzufassen und elektronisch zu übermitteln – vorausgesetzt, das Dokument ist für den Arbeitnehmer zugänglich, kann gespeichert und ausgedruckt werden. Der Arbeitgeber muss die Übermittlung nachweisen können. Eine Ausnahme gilt für die in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Wirtschaftsbereiche – etwa das Bau- oder das Gaststättengewerbe –, in denen es bei der strengen Schriftform bleibt. In der Praxis heißt das: Ein als PDF versandter, speicher- und druckbarer Nachweis genügt außerhalb dieser Branchen.
Was bedeutet Textform?
Textform ist die lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger – ohne eigenhändige Unterschrift. Nach § 126b BGB muss die Erklärung lesbar sein, die Person des Erklärenden nennen und auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden, der die Speicherung und unveränderte Wiedergabe ermöglicht. Eine Unterschrift ist gerade nicht erforderlich. Ein PDF-Dokument per E-Mail erfüllt die Textform, eine reine Anzeige auf einer Website, die sich nicht speichern lässt, dagegen nicht.
Wo bleibt die Schriftform zwingend?
Bei drei arbeitsrechtlichen Kernvereinbarungen führt an der eigenhändigen Unterschrift kein Weg vorbei.
(1) Befristung (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Die Befristungsabrede bedarf der Schriftform und muss vor Arbeitsbeginn unterzeichnet sein. Fehlt die Unterschrift oder wird sie digital ersetzt, ist die Befristung unwirksam und das Arbeitsverhältnis gilt als unbefristet. Näheres im Beitrag Befristeter Arbeitsvertrag rechtssicher gestalten.
(2) Kündigung und Aufhebungsvertrag (§ 623 BGB). Beide bedürfen der Schriftform, und die elektronische Form ist ausdrücklich ausgeschlossen. Eine per E-Mail, Messenger oder als Scan erklärte Kündigung ist nichtig – selbst mit qualifizierter elektronischer Signatur.
(3) Nachvertragliches Wettbewerbsverbot (§ 74 Abs. 1 HGB). Das Verbot muss schriftlich vereinbart und dem Arbeitnehmer als unterzeichnete Urkunde ausgehändigt werden. Wie eine wirksame Klausel aussieht, zeigt der Beitrag Nachvertragliches Wettbewerbsverbot gestalten.
Reicht eine eingescannte Unterschrift oder eine Signatur-Software?
Wo Schriftform gilt, genügt nur die eigenhändige Unterschrift oder die qualifizierte elektronische Signatur – mit einer wichtigen Ausnahme. Die gesetzliche Schriftform kann nach § 126a BGB grundsätzlich durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden. Eine eingescannte oder eingefügte Unterschrift reicht dagegen nicht. Bei der Kündigung und dem Aufhebungsvertrag hilft aber auch die qualifizierte Signatur nicht, weil § 623 BGB die elektronische Form vollständig ausschließt. Hier bleibt nur das unterschriebene Papierdokument.
Konsequenzen für Arbeitgeber
Wer Verträge digitalisiert, sollte die folgenden Punkte beachten:
- Nachweis digital möglich. Die wesentlichen Vertragsbedingungen dürfen außerhalb der § 2a-Branchen in Textform (speicher- und druckbares PDF) übermittelt werden.
- Befristung weiter auf Papier. Den befristeten Vertrag vor Arbeitsbeginn eigenhändig unterschreiben lassen.
- Kündigung nie digital. Kündigung und Aufhebungsvertrag ausschließlich als unterschriebenes Original. Elektronische Form ist ausgeschlossen.
- Übermittlung dokumentieren. Zugang und Speicherbarkeit des Nachweises sicherstellen und nachweisen können.
Als Anwalt für Arbeitsrecht in Köln begleiten wir die rechtssichere Digitalisierung von Vertragsprozessen – von der Gestaltung der Arbeitsverträge bis zur digitalen Arbeitswelt. Sprechen Sie uns an.
