Wie schafft ein Arbeitgeber zugesagte freiwillige Leistungen wieder ab?

Eine freiwillige Leistung ist schnell zugesagt und nur mit Aufwand wieder loszuwerden. Zulagen, Sonderzahlungen, übertarifliche Entgelterhöhungen und Prämien lösen individualrechtliche Ansprüche aus, die der Arbeitgeber nicht einseitig streichen kann. Der praktikable Weg führt über eine ablösende Betriebsvereinbarung, und ob er offen steht, entscheidet sich schon bei der Einführung der Leistung. Dieser Beitrag zeigt die Voraussetzungen, die Zuständigkeit des richtigen Gremiums und die Grenzen der Rückwirkung. Die aktuelle Entscheidung dazu besprechen wir im Insight zur Ablösung einer Gesamtzusage durch eine Gesamtbetriebsvereinbarung.

Woraus entsteht der Anspruch auf eine freiwillige Leistung?

Aus der Gesamtzusage, aus betrieblicher Übung oder aus einer einzelvertraglichen Abrede. Die Gesamtzusage ist die an alle Arbeitnehmer eines Betriebes oder an einen nach abstrakten Merkmalen bestimmten Teil von ihnen in allgemeiner Form gerichtete ausdrückliche Willenserklärung des Arbeitgebers, bestimmte Leistungen erbringen zu wollen. Der Arbeitnehmer muss sie nicht annehmen, denn eine ausdrückliche Annahme wird nicht erwartet und ist nach § 151 Satz 1 BGB nicht erforderlich. Er erwirbt einen einzelvertraglichen Anspruch, sobald er die Anspruchsvoraussetzungen erfüllt, und die Zusage wird bereits wirksam, wenn sie in einer Form verlautbart wird, die den einzelnen Arbeitnehmer typischerweise in die Lage versetzt, von ihr Kenntnis zu nehmen (BAG, Urteil vom 30. Januar 2019 – 5 AZR 450/17). Ein Aushang, ein Rundschreiben oder eine interne Mitteilung genügen dafür. Das unterschätzen Arbeitgeber regelmäßig, weil sie die Mitteilung als Information und nicht als Vertragsangebot verstehen.

Daneben steht die betriebliche Übung, bei der die regelmäßige Wiederholung vorbehaltloser Leistungen einen Anspruch begründet. Beides führt zum selben Ergebnis, nämlich zu einem Anspruch auf vertraglicher Grundlage, der nicht durch eine einseitige Erklärung des Arbeitgebers wieder entfällt. Ein wirksamer Freiwilligkeitsvorbehalt kann das Entstehen des Anspruchs für die Zukunft verhindern, unterliegt in Formularverträgen aber der Inhaltskontrolle. Welche Klauseln daran scheitern, zeigt der Beitrag zu den unwirksamen Klauseln im Arbeitsvertrag.

Welche Wege führen zur Abschaffung einer Zulage oder Sonderzahlung?

Drei, und sie unterscheiden sich im Aufwand erheblich.

• Änderungsvertrag. Rechtlich unproblematisch, praktisch aber unbrauchbar, sobald mehr als eine Handvoll Beschäftigter betroffen ist. Jeder Einzelne muss zustimmen, und wer nicht zustimmt, behält die Leistung.
• Änderungskündigung. Sie wirkt gegen den Willen des Arbeitnehmers, verlangt aber einen Kündigungsgrund und hält dem Verhältnismäßigkeitsmaßstab bei reinen Entgeltkürzungen nur selten stand. Die Voraussetzungen im Einzelnen stehen im Beitrag zur Änderungskündigung.
• Ablösende Betriebsvereinbarung. Sie gilt nach § 77 Abs. 4 Satz 1 BetrVG unmittelbar und zwingend für alle Arbeitsverhältnisse und ist deshalb der einzige Weg, der eine kollektiv zugesagte Leistung in einem Schritt beseitigt. Voraussetzung ist, dass die Zusage betriebsvereinbarungsoffen ist.

Eine Regelungsabrede genügt dafür nicht. Sie bindet nur die Betriebspartner, wirkt nicht normativ auf die Arbeitsverhältnisse und entfaltet auch keine Nachwirkung im Sinne von § 77 Abs. 6 BetrVG. Wer Ansprüche beseitigen will, braucht deshalb eine echte Betriebsvereinbarung. In Sanierungslagen tritt daneben der Gehaltsverzicht mit Besserungsschein, der auf Freiwilligkeit setzt und dafür eine Gegenleistung anbietet.

Wann ist eine Zusage betriebsvereinbarungsoffen?

Bei kollektivem Bezug im Regelfall schon von selbst. Die Arbeitsvertragsparteien können ihre Absprache so gestalten, dass sie einer Abänderung durch betriebliche Normen unterliegt, ausdrücklich oder bei entsprechenden Begleitumständen konkludent. Für Allgemeine Geschäftsbedingungen hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass bei deren Verwendung stets konkludent die Abänderung durch betriebliche Normen vorbehalten ist, soweit der Vertragsgegenstand einen kollektiven Bezug hat (BAG, Urteil vom 5. März 2013 – 1 AZR 417/12). Denn mit Allgemeinen Geschäftsbedingungen macht der Arbeitgeber erkennbar deutlich, dass im Betrieb einheitliche Vertragsbedingungen gelten sollen (BAG, Urteil vom 17. Juli 2012 – 1 AZR 476/11). Weil eine Gesamtzusage nach ständiger Rechtsprechung Allgemeine Geschäftsbedingungen darstellt, ist sie damit grundsätzlich einer Änderung durch Betriebsvereinbarung zugänglich. Anderes gilt nur, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer ausdrücklich Bedingungen vereinbaren, die unabhängig von einer betrieblichen Regelung gelten sollen.

Zusätzliche Indizien für den Vorbehalt sind die Beteiligung des Arbeitnehmervertreters beim Zustandekommen, Änderungen, die in der Vergangenheit unter Beteiligung des Betriebsrats vorgenommen wurden, und ein Hinweis im Arbeitsvertrag, dass im Übrigen die betrieblichen Regelungen gelten (BAG, Urteile vom 17. Februar 2015 – 1 AZR 599/13, vom 30. September 2014 – 3 AZR 998/12, vom 24. Januar 2024 – 10 AZR 33/23 und vom 17. August 2021 – 1 AZR 50/20). Ob die Leistung für mehrere Jahre oder nur punktuell für einen bestimmten Zeitpunkt zugesagt wurde, macht nach dem LAG Niedersachsen keinen Unterschied, und die Auszahlung eines ersten Teils hindert nicht daran, einen später fälligen zweiten Teil nicht mehr zu gewähren.

Welcher Betriebsrat ist für die Aufhebung zuständig?

Das hängt daran, ob die Leistung unternehmenseinheitlich gewährt wird. Die Mitbestimmung folgt aus § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG, der die betriebliche Lohngestaltung und insbesondere die Aufstellung und Änderung von Entlohnungsgrundsätzen erfasst. Das Mitbestimmungsrecht besteht auch bei der Kürzung freiwilliger übertariflicher Leistungen, weil darüber zu entscheiden ist, wie das gekürzte Volumen auf die betroffenen Arbeitnehmer verteilt wird, und zwar selbst dann, wenn die Kürzung gleichmäßig an alle weitergegeben werden soll (BAG, Urteile vom 21. August 1990 – 1 ABR 72/89 und vom 23. März 2010 – 1 ABR 82/08).

Der Gesamtbetriebsrat ist nach § 50 Abs. 1 Satz 1 BetrVG nur zuständig, wenn ein zwingendes Erfordernis für eine betriebsübergreifende Regelung besteht. Weil der Arbeitgeber über das Ob einer freiwilligen Leistung mitbestimmungsfrei entscheidet, kann er sie von einer überbetrieblichen Regelung abhängig machen und damit die Zuständigkeit des Gesamtbetriebsrats herbeiführen. Die bloße Zweckmäßigkeit oder der Wunsch nach einer einheitlichen Regelung genügt dafür nicht (BAG, Urteil vom 9. November 2021 – 1 AZR 206/20). Für die spätere Aufhebung hat das LAG Niedersachsen daraus gefolgert, dass eine Leistung, die mit dem Gesamtbetriebsrat in Ausübung seines Mitbestimmungsrechts beschlossen wurde, nicht mit einem anderen Gremium rückgängig gemacht werden kann, weil sonst die unternehmenseinheitliche Verteilung aufgehoben würde. Wer das Gremium verwechselt, hat am Ende eine unwirksame Vereinbarung, und dasselbe gilt für Fehler im Beschluss selbst, wie der Beitrag zur wirksam abgeschlossenen Betriebsvereinbarung zeigt.

Wo endet die Rückwirkung einer Betriebsvereinbarung?

Bei bereits abgeschlossenen Sachverhalten. Eine echte Rückwirkung liegt vor, wenn eine Regelung abgeschlossene Sachverhalte nachträglich nachteilig umgestaltet. Eine unechte Rückwirkung liegt vor, wenn sie auf gegenwärtige, noch nicht abgeschlossene Sachverhalte einwirkt und damit die betroffene Rechtsposition nachträglich entwertet. Diese Rückbeziehung ist zulässig, wenn sie bei Eingriffen in bereits entstandene, aber noch nicht erfüllte Ansprüche verhältnismäßig ist und ein schützenswertes Vertrauen nicht verletzt (BAG, Urteil vom 17. Juli 2012 – 1 AZR 476/11). Bei nicht schwerwiegenden Eingriffen genügt jeder sachliche Grund, und wirtschaftliche Schwierigkeiten sind ein solcher Grund (BAG, Urteil vom 26. November 2024 – 3 AZR 28/24). Entscheidend ist damit die Fälligkeit. Eine noch nicht fällige Leistung lässt sich streichen, eine ausgezahlte nicht zurückholen. Für das Vertrauen kommt es nicht auf die Kenntnis des einzelnen Arbeitnehmers von den anstehenden Einschnitten an, sondern auf die Kenntnis der betroffenen Kreise (BAG, Urteile vom 22. Oktober 2003 – 10 AZR 152/03 und vom 20. März 2024 – 5 AZR 161/23).

Welche Rolle spielen Schriftformklauseln?

Sie wirken in beide Richtungen und werden dadurch zur Falle. Ein vertragliches Schriftformerfordernis gilt auch für Gesamtzusagen, und eine Gesamtzusage ist nach § 125 BGB nichtig, wenn sie gegen ein konstitutives Schriftformerfordernis verstößt (BAG, Urteile vom 30. Januar 2019 – 5 AZR 450/17 und vom 24. Januar 2024 – 10 AZR 33/23). Konstitutiv ist eine Klausel, wenn sie nicht nur Beweiszwecken dient, sondern die Wirksamkeit der Abrede von der Schriftform abhängig macht (BAG, Urteil vom 20. Mai 2008 – 9 AZR 382/07). Ein Arbeitgeber, der eine solche Klausel verwendet, kann sich darauf aber nicht mehr berufen, wenn er über Jahre gezeigt hat, dass es ihm auf die Form nicht ankommt. Das LAG Niedersachsen hat darin ein widersprüchliches Verhalten nach § 242 BGB gesehen, weil Entgeltanpassungen stets über ein festes Verfahren und eine interne Mitteilung und nie über schriftliche Änderungsverträge umgesetzt worden waren. Rechtsmissbräuchlich ist widersprüchliches Verhalten allerdings nur, wenn für den anderen Teil ein Vertrauenstatbestand geschaffen wurde oder besondere Umstände die Rechtsausübung als treuwidrig erscheinen lassen (BAG, Urteil vom 25. November 2025 – 3 AZR 77/25).

Worauf kommt es bei der Aufhebung in der Praxis an?

Auf Entscheidungen, die bei der Einführung der Leistung getroffen werden, nicht erst bei ihrer Abschaffung.

• Gremium beteiligen. Wer die Leistung mit dem zuständigen Gremium festlegt, schafft das Indiz für die Betriebsvereinbarungsoffenheit und hat später den Partner für die Ablösung.
• Einheitlichkeit festhalten. Die unternehmerische Entscheidung, dass die Leistung nur unternehmenseinheitlich gewährt wird, begründet die Zuständigkeit des Gesamtbetriebsrats nach § 50 Abs. 1 Satz 1 BetrVG.
• Fälligkeit staffeln. Eine in Teilen zugesagte Leistung lässt sich für die noch nicht fälligen Teile ohne echte Rückwirkung wieder streichen.
• Formalien der Ablösung einhalten. Ladung, Beschluss und Unterzeichnung entscheiden über die Wirksamkeit, und ein Beschlussmangel lässt die ganze Vereinbarung scheitern.
• Eigene Klauseln beachten. Wer ein Schriftformerfordernis vereinbart hat, sollte es auch anwenden, sonst verliert er den Einwand im Konflikt.
• Prozessrisiko einpreisen. Bei einer Vielzahl betroffener Beschäftigter droht eine Welle von Zahlungsklagen, und die Rechtsfrage ist bis zu einer Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts nicht endgültig geklärt.

Häufige Fragen zur Abschaffung freiwilliger Leistungen

Als Anwalt für Arbeitsrecht in Köln gestalten wir Zusagen für Arbeitgeber so, dass sie später ablösbar bleiben, und verhandeln die ablösende Vereinbarung mit dem zuständigen Gremium. Als Kanzlei für Arbeitsrecht verbinden wir dabei Vergütungssysteme, Arbeitsverträge und Vergütungsmodelle und das Betriebsverfassungsrecht und beraten Arbeitgeber ebenso wie Betriebsräte, die über eine solche Vereinbarung verhandeln.

Sie wollen eine Zulage, eine Sonderzahlung oder eine zugesagte Entgelterhöhung wieder abschaffen? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf – die Erstberatung ist für Sie kostenfrei.