Inhalt dieses Beitrags
In den meisten Unternehmen nutzen Beschäftigte KI längst, bevor jemand geregelt hat, was dabei erlaubt ist. Für Arbeitgeber ist das keine akademische Frage. Ohne Regelung entscheidet im Streitfall der Einzelfall, und die datenschutz- und urheberrechtlichen Folgen einer unbedachten Eingabe treffen am Ende das Unternehmen. Dieser Beitrag ordnet, was ohne Vorgaben gilt, wie sich der KI-Einsatz steuern lässt, welche Pflicht die KI-Verordnung mitbringt und wann ein Verstoß eine Trennung tragen kann. Er ersetzt keine Prüfung des konkreten Falls.
Dürfen Beschäftigte KI ohne ausdrückliche Erlaubnis nutzen?
Das hängt davon ab, wie tief die KI in die geschuldete Leistung eingreift. Nach § 613 Satz 1 BGB ist die Arbeitsleistung im Zweifel höchstpersönlich zu erbringen. Der Einsatz branchenüblicher Werkzeuge und IT-Mittel ist davon nicht erfasst, ein Textverarbeitungsprogramm macht aus einer eigenen Leistung keine fremde. Ein KI-System ist zwar keine andere Person, es liefert aber Ergebnisse und kann damit die Grenze vom Hilfsmittel zum Instrument der eigenständigen Aufgabenerledigung überschreiten.
Maßgeblich sind die Umstände des Einzelfalls, vor allem Art und Schwerpunkt der Tätigkeit, die Anforderungen an den Arbeitsplatz und der Umfang der Verlagerung auf die KI. Je stärker eine Aufgabe eine eigene gedankliche oder gestalterische Leistung verlangt, desto eher liegt eine unzulässige Übertragung vor. Wer einen Artikel schreiben oder Programmcode entwickeln soll und das Ergebnis eines Tools ungeprüft als eigenes ausgibt, überschreitet diese Grenze. Wer die Aufgabe überwiegend selbst erledigt und die KI nur zur Absicherung heranzieht, bleibt auf der sicheren Seite.
Was folgt daraus, wenn das Unternehmen KI-Tools bereitstellt?
Wer Tools bereitstellt und ihre Nutzung duldet, stimmt ihr faktisch zu. Stellt der Arbeitgeber bestimmte Anwendungen über die betriebliche IT zur Verfügung und weiß er, dass damit gearbeitet wird, liegt darin eine stillschweigende Zustimmung zum Einsatz bei der Arbeit. Das ist bequem und riskant zugleich, denn ohne Vorgaben bestimmt jeder Beschäftigte selbst, welche Daten er eingibt. Genau daraus entstehen die Datenschutz- und Urheberrechtsfragen, die anschließend das Unternehmen zu verantworten hat. Ein regelungsloser Zustand ist deshalb keine neutrale Ausgangslage, sondern eine Entscheidung gegen die eigene Steuerungsmöglichkeit.
Muss der Mitarbeiter offenlegen, dass er KI eingesetzt hat?
Ohne Zustimmung des Arbeitgebers ja. Aus der Rücksichtnahmepflicht nach § 241 Abs. 2 BGB folgt, dass ein Beschäftigter, der ohne ausdrückliche oder stillschweigende Zustimmung KI zur Aufgabenerledigung einsetzt, dies von sich aus mitteilt und dabei das konkret genutzte Tool benennt. Hintergrund sind wiederum die Folgen, die beim Arbeitgeber eintreten können. Für die Praxis ist das allerdings nur die zweitbeste Lösung. Kein Unternehmen sollte darauf warten, dass Beschäftigte von sich aus fragen oder berichten.
Können Arbeitgeber den KI-Einsatz anordnen oder untersagen?
Beides ist über das Weisungsrecht möglich. § 106 GewO erlaubt es, Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung näher zu bestimmen, und dazu gehört auch die Vorgabe der eingesetzten Mittel. Der Arbeitgeber kann also anweisen, ein bestimmtes System zu nutzen, und zugleich regeln, wie mit Eingaben und mit den Ergebnissen zu verfahren ist, etwa durch eine verpflichtende Prüfung auf Richtigkeit. Wegen der datenschutz- und urheberrechtlichen Folgen der Dateneingabe haben solche Vorgaben erhebliches Gewicht. Ebenso kann der Arbeitgeber den Einsatz untersagen, wenn es ihm auf eine ausschließlich menschliche Arbeitsleistung ankommt. Wie eine belastbare Regel aufgebaut wird, zeigen wir auf unserer Seite zu KI im Arbeitsverhältnis.
Welche Pflicht bringt Art. 4 KI-VO für Arbeitgeber?
Wer KI im Betrieb einsetzt, muss für ausreichende KI-Kompetenz seiner Beschäftigten sorgen. Art. 4 KI-VO verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, nach besten Kräften sicherzustellen, dass ihr Personal über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügt. Die Vorschrift trifft nicht nur Technologieunternehmen, sondern jedes Unternehmen, dessen Beschäftigte KI für ihre Arbeit nutzen.
Gemeint ist mehr als die Bedienung eines Tools. Verlangt wird ein Verständnis für Chancen, Risiken und mögliche Schäden sowie für die Grenzen dessen, was ein System leisten kann. Die Beschäftigten sollen die eigene Anwendung einordnen können statt sie nur auszuführen.
Wie das erreicht wird, liegt im Ermessen und in der Verantwortung des Arbeitgebers. Das ausreichende Maß richtet sich nach den eingesetzten Systemen und dem Zweck ihrer Nutzung. Die Formulierung nach besten Kräften nimmt dabei das konkrete Unternehmen in den Blick, einem großen Konzern kann mehr abverlangt werden als einem kleinen Büro. Adressat sind auch nur diejenigen Beschäftigten, die KI für ihre Aufgaben nutzen sollen, und die Maßnahme braucht nur auf deren konkrete Nutzung bezogen zu sein. Ob das über eine schriftliche Unterweisung, eine Online-Schulung oder ein Seminar geschieht, entscheidet der Arbeitgeber. Einen individuellen Anspruch auf eine bestimmte Form der Maßnahme hat der Beschäftigte nicht.
Was sollten Arbeitgeber dazu dokumentieren?
Weil die Pflicht im Streitfall nachzuweisen ist, sollte jedes Unternehmen festhalten, was es unternommen hat, auch ohne Betriebsrat. Sinnvoll ist eine schlichte Aufstellung mit vier Angaben.
- Welche Maßnahme ergriffen wurde, etwa die Bereitstellung einer Unterweisung oder eine Schulung.
- Wann sie stattgefunden hat und wie lange sie verfügbar war.
- Wer teilgenommen hat und wann, sinnvollerweise mit einer Bestätigung der Beschäftigten.
- Welche Systeme zu diesem Zeitpunkt im Einsatz waren und zu welchem Zweck sie genutzt wurden.
Welche Rolle spielt der Betriebsrat?
Die Verpflichtung aus Art. 4 KI-VO ist nicht bloß eine Ordnungsvorschrift, sondern eine zugunsten der Arbeitnehmer geschaffene gesetzliche Regelung im Sinne des § 80 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG. Wo ein Betriebsrat besteht, hat er darüber zu wachen, dass sie im Betrieb tatsächlich durchgeführt wird. Davon zu trennen ist die Beteiligung bei der Einführung des Systems selbst, die sich nach den Mitbestimmungsrechten bei technischen Einrichtungen richtet. Wann genau ein KI-System die Mitbestimmung auslöst, behandelt der Beitrag Mitbestimmung beim KI-Einsatz. Wie beides zusammenspielt, ordnen wir im Betriebsverfassungsrecht ein.
Darf eine KI Weisungen an Beschäftigte erteilen?
Nicht ohne menschliche Endabnahme. Eine Weisung muss billigem Ermessen entsprechen, also die wesentlichen Umstände abwägen und die Interessen beider Seiten angemessen berücksichtigen (BAG, Urteil v. 17.8.2011 – 10 AZR 202/10). Eine unbillige Weisung kann der Arbeitnehmer angreifen (BAG, Urteil v. 13.3.2007 – 9 AZR 433/06). Diese Abwägung leistet ein System nicht, das auf statistischer Wahrscheinlichkeit beruht, frei erfundene Ergebnisse hervorbringen kann und Verzerrungen aus seinem Datenbestand fortschreibt. Hinzu kommt Art. 22 DS-GVO, wonach Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder erheblicher Beeinträchtigung nicht ausschließlich automatisiert ergehen dürfen, und jede Weisung hat rechtliche Qualität, weil ihre Nichtbefolgung Konsequenzen haben kann. Ergebnisse eines KI-Systems haben im Weisungskontext daher den Rang einer Empfehlung. Wer Einsatzplanung oder Aufgabenverteilung automatisiert, sollte die Freigabe durch eine Führungskraft dokumentieren.
Welche Folgen hat ein Verstoß?
Ein unzulässiger KI-Einsatz verletzt die Pflicht zur ordnungsgemäßen Erbringung der Arbeit. Welche Reaktion angemessen ist, richtet sich nach dem Gewicht des Verstoßes. Im Regelfall kommt zunächst eine Rüge oder eine Abmahnung in Betracht, weil die Grundsätze der verhaltensbedingten Kündigung eine vorherige Warnung verlangen (BAG, Urteil v. 9.6.2011 – 2 AZR 284/10).
Anders liegt es, wenn Geschäftsgeheimnisse, Kundendaten oder Personalunterlagen in ein öffentlich zugängliches System eingegeben wurden. Dann ist der Abfluss nicht mehr rückholbar, und die Abmahnung kann entbehrlich sein. Dann zählt Tempo, denn mit der Kenntnis der Entscheidungsträger läuft die Zwei-Wochen-Frist. Für Schäden, die dem Unternehmen aus der vertragswidrigen Nutzung entstehen, gelten die Grundsätze der Arbeitnehmerhaftung (BAG, Beschluss v. 27.9.1994 – GS 1/89 (A)).
Häufige Fragen zur KI-Nutzung im Arbeitsverhältnis
Dürfen Mitarbeiter ChatGPT nutzen, wenn der Arbeitgeber nichts geregelt hat?
Es kommt darauf an, wie weit die KI die geschuldete Leistung übernimmt. Dient sie nur der Unterstützung, ist die Nutzung in der Regel unbedenklich. Übernimmt sie den Kern einer Leistung, die eine eigene gedankliche oder kreative Leistung verlangt, ist die Pflicht zur höchstpersönlichen Arbeitsleistung aus § 613 Satz 1 BGB berührt. Stellt der Arbeitgeber Tools bereit und duldet ihre Nutzung, liegt darin regelmäßig eine stillschweigende Zustimmung.
Kann der Arbeitgeber den Einsatz von KI verbieten?
Ja. Über das Weisungsrecht nach § 106 GewO kann der Arbeitgeber den Einsatz eines KI-Systems anordnen, ihn an Vorgaben binden oder ihn untersagen, wenn es ihm auf eine ausschließlich menschliche Arbeitsleistung ankommt.
Was verlangt Art. 4 KI-VO von Arbeitgebern?
Betreiber von KI-Systemen müssen nach besten Kräften sicherstellen, dass ihr Personal über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügt. Gemeint ist mehr als die Bedienung eines Tools, nämlich auch das Wissen um Grenzen, Risiken und mögliche Schäden. Die Maßnahme muss sich nur an die Beschäftigten richten, die KI für ihre Aufgaben nutzen, und nur auf deren konkrete Nutzung bezogen sein.
Rechtfertigt eine unerlaubte KI-Nutzung eine Kündigung?
Im Regelfall kommt zunächst eine Rüge oder Abmahnung in Betracht. Wiegt der Verstoß schwer, etwa weil Geschäftsgeheimnisse oder personenbezogene Daten in ein öffentlich zugängliches System eingegeben wurden, kann eine Abmahnung entbehrlich sein und eine Kündigung bis hin zur außerordentlichen in Betracht kommen.
Der wirksamste Hebel ist die Regel, die es vor dem Streitfall gibt. Als Anwalt für Arbeitsrecht in Köln und Anwalt für Arbeitgeber entwickeln wir Nutzungsregeln für KI, klären die Beteiligung des Betriebsrats und begleiten Unternehmen im gesamten IT-Arbeitsrecht. Sprechen Sie uns an.
