KI im Arbeitsverhältnis rechtssicher einführen

KI im Betrieb einsetzen, ohne arbeitsrechtliche Lücken zu hinterlassen

KI-Systeme sind in den meisten Unternehmen längst im Einsatz, oft schneller als die Regeln dazu. Für Arbeitgeber entsteht daraus eine doppelte Aufgabe. Sie müssen festlegen, was Beschäftigte mit KI tun dürfen und was nicht, und sie müssen die Pflichten erfüllen, die ihnen die KI-Verordnung als Betreiber solcher Systeme auferlegt. Wir begleiten Unternehmen dabei aus einer Hand, arbeitsrechtlich und mit Blick auf die Beteiligung des Betriebsrats.

Was regeln wir für Sie?

Der Bedarf ist von Haus zu Haus verschieden. Manche Unternehmen brauchen nur eine belastbare Richtlinie, andere die vollständige Einführung samt Verhandlung mit dem Betriebsrat. Unser Angebot ist deshalb modular aufgebaut, vom einzelnen Baustein bis zum Vollmandat.

• KI-Nutzungsrichtlinie: Wir definieren, welche Aufgaben mit KI erledigt werden dürfen, welche Daten in ein System eingegeben werden dürfen, wann eine Endkontrolle durch den Beschäftigten zwingend ist und ab welcher Nutzungsgrenze der Einsatz offengelegt oder genehmigt werden muss.
• KI-Kompetenz der Belegschaft: Als Betreiber eines KI-Systems müssen Sie nach Art. 4 KI-VO sicherstellen, dass Ihre Beschäftigten über die erforderliche KI-Kompetenz verfügen. Wir übersetzen diese Pflicht in ein Schulungskonzept, das dokumentiert und nachweisbar ist.
• Betriebsrat und Betriebsvereinbarung: Wo ein Betriebsrat besteht, entscheidet die richtige Beteiligung darüber, ob ein KI-Tool überhaupt eingeführt werden kann. Wir bereiten die Verhandlung vor, formulieren die Betriebsvereinbarung und begleiten Sie notfalls in die Einigungsstelle.
• Bestandsaufnahme der eingesetzten Systeme: Häufig ist unklar, welche Tools im Haus tatsächlich genutzt werden und wer sie eingeführt hat. Wir erfassen den Bestand und bewerten ihn arbeits- und datenschutzrechtlich, gemeinsam mit unserer Beratung zum Beschäftigtendatenschutz.
• Reaktion im Einzelfall: Wenn ein Beschäftigter gegen die Vorgaben verstoßen hat, prüfen wir die passende Reaktion und setzen sie um, von der Rüge über die Abmahnung bis zur Kündigung.

Was gilt, wenn im Betrieb nichts geregelt ist?

Dann entscheidet der Einzelfall, und das selten zugunsten des Arbeitgebers. Stellen Sie KI-Tools über Ihre IT bereit und dulden deren Nutzung, liegt darin regelmäßig eine stillschweigende Zustimmung zum Einsatz bei der Arbeit. Fehlt jede Zustimmung, kommt es darauf an, ob die KI nur unterstützendes Hilfsmittel war oder den Kern der geschuldeten Leistung übernommen hat. Im zweiten Fall ist die Pflicht zur höchstpersönlichen Arbeitsleistung aus § 613 Satz 1 BGB berührt. Zugleich trifft den Beschäftigten aus § 241 Abs. 2 BGB die Pflicht, einen solchen Einsatz von sich aus offenzulegen.

Auf diese Unschärfe sollten Sie sich nicht verlassen. Die datenschutz- und urheberrechtlichen Folgen einer unbedachten Dateneingabe treffen am Ende das Unternehmen, nicht den einzelnen Mitarbeiter.

Können Sie den KI-Einsatz anordnen oder verbieten?

Beides ist möglich. Über das Weisungsrecht aus § 106 GewO können Sie den Einsatz eines bestimmten Systems anordnen und vorgeben, wie mit Eingaben und Ergebnissen zu verfahren ist, etwa durch eine verpflichtende Prüfung des Ergebnisses auf Richtigkeit. Ebenso können Sie den Einsatz untersagen, wenn es Ihnen auf eine ausschließlich menschliche Arbeitsleistung ankommt. Entscheidend ist die Formulierung, denn eine Vorgabe, die im Prozess nicht trägt, nützt Ihnen im Ernstfall nichts.

Darf eine KI Weisungen an Beschäftigte erteilen?

Nach derzeitigem Stand nicht ohne menschliche Endabnahme. Eine Weisung muss billigem Ermessen entsprechen und dafür die Interessen beider Seiten abwägen. Hinzu kommt die Vorgabe des Art. 22 DSGVO, wonach Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder erheblicher Beeinträchtigung nicht allein automatisiert ergehen dürfen. Ergebnisse eines KI-Systems haben im Weisungskontext daher den Rang einer Empfehlung. Wer Einsatzplanung oder Aufgabenverteilung automatisiert, sollte die menschliche Freigabe dokumentieren.

Und wenn der Verstoß schon passiert ist?

Ein unzulässiger KI-Einsatz ist eine Verletzung der Pflicht zur ordnungsgemäßen Arbeitsleistung. Welche Reaktion angemessen ist, hängt vom Gewicht des Verstoßes ab. Wer eine Textvorlage ohne Freigabe erzeugen lässt, wird zunächst gerügt oder abgemahnt. Wer dagegen Kundendaten, Personalunterlagen oder Geschäftsgeheimnisse in ein öffentlich zugängliches KI-Tool eingibt, löst einen Datenabfluss aus, der sich nicht zurückholen lässt.

In dieser zweiten Gruppe ist eine Kündigung möglich. Wiegt der Verstoß schwer genug, kann eine Abmahnung entbehrlich sein, und je nach Fall kommt neben der verhaltensbedingten Kündigung auch die außerordentliche in Betracht. Wie ein Gericht das bewerten kann, zeigt unsere Besprechung zur fristlosen Kündigung nach Datenlöschung. Wichtig ist dann das Tempo, denn mit der Kenntnis der Entscheidungsträger läuft die Zwei-Wochen-Frist.

Steht die Tat nicht sicher fest, entscheidet die Aufklärung über den Ausgang. Dann geht es um die Abgrenzung von Tat- und Verdachtskündigung, um die Anhörung des Betroffenen und um die Frage, ob die Auswertung von Postfächern und Protokolldaten überhaupt verwertbar ist. Wir strukturieren das als interne Untersuchung, bevor über die Trennung entschieden wird. Für Schäden, die dem Unternehmen aus der vertragswidrigen Nutzung entstehen, gelten die Grundsätze der Arbeitnehmerhaftung.

Als Anwalt für Arbeitsrecht in Köln und Anwalt für Arbeitgeber begleiten wir Unternehmen bei der Einführung von KI im Betrieb, von der Richtlinie über die digitale Arbeitswelt insgesamt bis zur Verhandlung mit dem Betriebsrat. Sprechen Sie uns an.